Een virtual office is een alternatief voor een fysiek kantoor. Het biedt ondernemers de mogelijkheid om een zakelijk adres te registreren zonder daadwerkelijk een kantoorruimte te hoeven huren. Dit adres kun je gebruiken om jezelf in te schrijven bij de KVK, maar ook als postadres en voor telefoondiensten. Hoewel het kantoor zelf niet fysiek wordt gebruikt als werkplek, biedt het wel een professionele uitstraling en kan het voldoen aan wettelijke eisen.
Voor wie is een virtual office interessant?
Een virtual office is vooral aantrekkelijk voor zelfstandig ondernemers en freelancers die geen vaste werkplek hebben. Een virtueel kantoor in Amsterdam biedt de flexibiliteit die je nodig hebt. Dit geldt met name voor ondernemers die veel vanuit huis of het buitenland werken. Door een zakelijk adres te gebruiken in plaats van een woonadres, kunnen zij privacy behouden en tegelijkertijd voldoen aan de eisen van officiële instanties zoals de KvK. Daarnaast kan een virtual office handig zijn voor bedrijven die hun professionele imago willen versterken. Een zakelijk adres op een prestigieuze locatie kan een betere indruk maken op klanten en partners dan een woonadres. Dit kan vooral nuttig zijn bij zakelijke correspondentie en facturatie.
Professionele uitstraling
Een zakelijk adres in een bekende stad kan vertrouwen wekken bij klanten en zakelijke relaties. Het oogt professioneler dan een thuisadres en kan bijdragen aan een sterker imago.
Kostenbesparing
De kosten van een fysieke kantoorruimte kunnen aardig oplopen, zoals huur, energiekosten en onderhoud. Een virtual office van Amsterdam Co Working is een voordelig alternatief, waarbij je wel een zakelijk adres hebt, maar niet de lasten van een fysiek pand.
Privacybescherming
Veel ondernemers vinden het niet prettig om hun privéadres te gebruiken voor zakelijke doeleinden. Met een virtual office kunnen zij hun woonadres afschermen en tegelijkertijd voldoen aan de eisen van de KvK en belastinginstanties.
Flexibiliteit
Een virtual office biedt de mogelijkheid om flexibel te werken. Ondernemers kunnen hun post laten doorsturen of ophalen wanneer het hen uitkomt. Daarnaast zijn sommige aanbieders van virtual offices voorzien van werkplekken of vergaderruimtes, zodat je er indien nodig fysiek kunt werken.
Virtual office en de KvK
Een veelgestelde vraag is of een virtual office kan worden gebruikt voor inschrijving bij de KvK. Dit is inderdaad mogelijk, zolang het adres voldoet aan de richtlijnen van de KvK. Dit betekent dat er een fysieke locatie beschikbaar moet zijn waar de ondernemer in theorie kan werken of klanten kan ontvangen. Sommige aanbieders van virtual offices bieden deze mogelijkheid door flexibele kantoorruimtes aan te bieden die aan de wettelijke eisen voldoen.
Postverwerking en telefoondiensten
Een virtual office beperkt zich niet alleen tot een zakelijk adres. Veel aanbieders bieden aanvullende diensten, zoals postverwerking en telefoondiensten. Post kan bijvoorbeeld worden doorgestuurd naar een ander adres of digitaal worden gescand en doorgemaild. Daarnaast kan een professionele telefoonservice worden ingeschakeld, zodat oproepen namens het bedrijf worden aangenomen en doorgestuurd. Dit kan vooral nuttig zijn voor ondernemers die vaak onderweg zijn en niet altijd bereikbaar kunnen zijn.
Meer dan alleen een zakelijk adres
Hoewel een virtual office in eerste instantie bedoeld is als zakelijk adres, bieden sommige aanbieders meer mogelijkheden. Denk hierbij aan werkplekken waar ondernemers kunnen werken als ze dat nodig hebben, vergaderruimtes voor zakelijke bijeenkomsten en zelfs diensten zoals coworking-faciliteiten. Dit maakt het concept aantrekkelijk voor bedrijven die flexibiliteit zoeken en niet gebonden willen zijn aan een vast kantoor. Heb jij al een virtual office? Raadpleeg vandaag nog een aanbieder en laat je informeren!